Mitarbeitergespräche zu führen gehört zum Tagesgeschäft jeder Führungskraft. Hier werden Informationen ausgetauscht, Rückmeldungen gegeben und Aufgaben verteilt. Allerdings reicht dies alleine nicht aus, um Mitarbeiter längerfristig zu motivieren und an das Unternehmen langfristig zu binden (Employer Branding). Mindestens einmal im Jahr sollte es das Ziel sein, dass sich der Vorgesetzte intensiv und empathisch mit den Anliegen des Mitarbeiters auseinandersetzen, ihm Orientierung und Feedback geben und mögliche individuelle Entwicklungen besprechen. Es ist ebenfalls aus der Sicht des Vorgesetzten wichtig, Informationen vom Mitarbeiter über seine persönliche Lebenssituation zu erhalten, um diese Einflussfaktoren zu kennen und bei Bedarf berücksichtigen zu können (familiäre Bedingungen, Betreuungsaufgaben Kinder und Familienangehörige, …).
Ein gut geführtes jährliches Gespräch kann einen starken Motivationsschub auslösen und die Leistung längerfristig verbessern. Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter partizipieren von einem proaktiv-geführten Mitarbeitergespräch – Kenntnislage und Einschätzung der Leistungsfähigkeit, Hindernisse, …!
Die Realität sieht oftmals ganz anders aus:
Es kann nicht sein, dass viele Mitarbeiter in deutschen Unternehmen nicht wissen, wie sie von ihren Vorgesetzten eingeschätzt werden und auch keine Erwartungen an sich kennen! Viele Unternehmen führen keine regelmäßigen Mitarbeitergespräche durch – als Hinderungsargument wird der Zeitfaktor aufgeführt.
Das demotiviert die Mitarbeiter und führt dazu, dass viele die Unternehmen verlassen und sich eine neue Tätigkeit in einem anderen Unternehmen suchen, in dem eine andere Kommunikationskultur existiert!
Der Gallup Engagement Index 2019 hat ergeben, dass jeder sechste Mitarbeiter in Deutschland innerlich gekündigt hat!
Zitat:
„Führungskräfte müssen sich bewusst sein, dass sie diejenigen sind, die durch ihr Verhalten einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur haben. Denn emotionale Bindung wird im unmittelbaren Arbeitsumfeld erzeugt!“
www.gallup.de
Aber es gibt auch sehr gute Beispiele. Sie sollten sich daran orientieren!
Vielen Unternehmen gehört ein solches ausführliches Mitarbeitergespräch zum festen Bestandteil im Jahresablauf und für Mitarbeiter ist dieses Ritual sehr wichtig!
In einem intensiveren, jährlichen Gespräch wird mit dem Mitarbeiter über Fragen gesprochen, die häufig im Tagesgeschäft untergehen. Es finden sich für dieses Gespräch häufig Bezeichnungen wie Beurteilungsgespräch, Zielvereinbarungsgespräch, Fördergespräch, jährliches Mitarbeitergespräch usw…
In vielen Unternehmen sind Checklisten oder Formblätter hierfür vorgesehen, die die Führungskraft bei der Durchführung unterstützen sollen, eine Fremdeinschätzung weitestgehend objektiv durchzuführen. Gleichzeitig sind diese Unterlagen auch für die Mitarbeiter zur vorbereitenden Selbsteinschätzung gedacht. Beide Dokumente beinhalten die gleichen Einschätzungskriterien.
Diese Checklisten / Formblätter sind die Grundlage der Reflexion über die Aktivitäten des vergangenen Jahres nachzudenken und eine weitestgehend realistische Einschätzung vorzunehmen.
Eine wichtige Voraussetzung für die Fremdbildgestaltung durch die Führungskräfte ist es, dass diese sich Informationen zum Mitarbeiter notieren, um nicht die letzten Wahrnehmungen in den Mittelpunkt zu rücken und evtl. dabei sehr subjektiv in der persönlichen Einschätzung zu sein!
Grundvorrausetzung für den erfolgreichen Verlauf des Gesprächs ist es, dass die Führungskraft voll hinter dem Sinn des Gespräches steht. Wenn dieses nur nach Vorschrift geführt wird und ein selbst abgelehntes MUSS ist, geht die mögliche Motivationswirkung des Gespräches verloren. An der erfolgreichen Durchführung des Mitarbeitergesprächs zeigt sich die Stärke einer Führungskraft.
Zitat Gallup-Engagement-Index 2019:
„Mitarbeiter wollen das Gefühl haben, dass sie von Ihrem Chef wahrgenommen und individuell gefördert werden. In der sich deutlich verändernden Arbeitswelt hat der direkte Vorgesetzte eine große Chance, Mitarbeiter emotional ans Unternehmen zu binden, indem er sie bei diesem Wandel unterstützt und begleitet. Mitarbeiter wollen dazulernen und sich weiterentwickeln“
www.gallup.de
Welche vorbereitenden Schritte sind für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zu beachten?
1. Vorbereitung
Das Mitarbeitergespräch wird umso erfolgreicher, je ausführlicher sich die Führungskraft auf das Gespräch vorbereitet.
- Sich mit dem Instrument identifizieren – es ist ein wichtiges Führungsinstrument, um mit dem Mitarbeiter offen und ehrlich den aktuellen Stand und seine zukünftige Entwicklung zu besprechen!
- Mitarbeiter informieren – Ort und Zeit des Gesprächs festlegen
- Ausreichend Zeit einplanen (min. 1 Stunde)
- Mitarbeiter einschätzen, Beispiele über das gesamte Jahr sammeln (Verhalten und Fachaspekte)
- Ziele für Mitarbeiter überlegen (Herausforderung und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters berücksichtigen)
- Ideen zur Weiterentwicklung sammeln – was ist wichtig?
2. Einleitung
In der Einleitung erfährt der Mitarbeiter über den Hintergrund und Sinn des Gespräches. Er bekommt von dem Vorgesetzten eine Orientierung über dem Verlauf. Weiterhin sollte der Vorgesetzte ein positive Gesprächsatmosphäre aufzubauen – positive Kommunikation nutzen (nicht destruktiv sondern proaktiv).
- Begrüßung
- Angenehme Sitzordnung – runder Tisch
- Atmosphäre schaffen – Störungsfreiheit ermöglichen
- Ziel und Zweck des Gespräches erläutern
- Gesamteindruck mitteilen
3. Rückblick
In dem Rückblick spricht der Vorgesetzte über die Aufgaben und Projekte, die der Mitarbeiter in dem vergangenen Jahr durchgeführt bzw. an denen er maßgeblich mitgewirkt hat und gibt Rückmeldung über die Qualität und Quantität der Arbeit, seine Einbindung in die Teamstrukturen, sein Verhalten und genauso auch mögliche Verbesserungspunkte. Er stellt seine Wahrnehmungen in den Mittelpunkt – mit Ich-Botschaften!
- Letzte Ziele, Aufgaben und Projekte besprechen – Erfolge bewusst darstellen und Lob aussprechen (klar und abrechenbar)
- Bilanz ziehen und Entwicklungsmöglichkeiten besprechen!
4. Einstieg in das Feedbackgespräch im Dialog
In dem Feedbackgespräch werden offen die Stärken und Verbesserungspotentiale des Mitarbeiters besprochen. Es wird die Leistung gewürdigt und mögliche Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung und der Arbeitsweise (Auslastung der Arbeitszeit, Prioritätensetzung, Selbstführung, …) vereinbart. Feedback geben und durch Beispiel erläutern.
- Selbsteinschätzung vom Mitarbeiter erfragen (Vorbereitung nutzen)
- Ich-Botschaften senden
- Führen Sie einen Dialog – proaktiv und lösungsorientiert!
- Klären Sie widersprüchliche Standpunkte sachlich und direkt!
Die Zielvereinbarung soll Orientierung über die zukünftigen Ziele und Aufgaben des Mitarbeiters geben. Die Ziele sollen messbar, konkret und erreichbar formuliert sein (SMARTe formuliert). Idealerweise sind die Ziele mit dem Mitarbeiter gemeinsam zu vereinbaren.
- Ziele und Aufgaben für das nächste Jahr vereinbaren – Mitarbeiter bewusst seine eigenen Vorstellungen darstellen lassen
- Vereinbaren Sie Maßnahmen zur Leistungssteigerung
Ein Teil des Mitarbeitergespräches kann ein Entwicklungsgespräch sein – welche Entwicklungsmaßnahmen sind erforderlich, um Defizite auszugleichen bzw. die nächsten Entwicklungsziele und -schritte zu vereinbaren.
Der Mitarbeiter bekommt somit Klarheit über seine zukünftigen Einsatzmöglichkeiten und Weiterbildungsmaßnahmen. Gleichfalls ist es wichtig, mit ihm Aktivitäten zu besprechen, die seine Eigeninitiative erfordern – Mitgestaltung bewusst einfordern!
- Förder- und Entwicklungsmaßnahmen besprechen
- Mentoringmaßnahmen besprechen – wer bietet die entsprechende fachliche oder verhaltensspezifische Begleitung im Unternehmen (Wissenstransfer gestalten)
- Geben Sie einen Ausblick auf die weitere Entwicklung mit klar vereinbarten Kontrollmechanismen und Konsequenzen!
- Stellen Sie dar, wie wichtig die weitere individuellen Entwicklung des Mitarbeiters für das Unternehmen ist! Damit steigt das Interesse des Einzelnen und seine persönliche Motivation!
5. Abschluss
Gegen Ende hat der Mitarbeiter die Möglichkeit zum Gesprächsverlauf eine Rückmeldung zu geben (wie empfand er das Gespräch) und seine weiteren eigen Wünsche oder Vorstellung zu äußern. Die Ergebnisse des Gesprächs werden schriftliche zusammengefasst (für die Personalakte) und der Mitarbeiter bekommt ein Dokument für seine Unterlagen.
- Fassen Sie die Gesprächsergebnisse zusammen – Vereinbarungen, nächste Schritte, Termine. Diese Zusammenfassung hat das Ziel, abrechenbar vorzugehen und zuverlässig nachhaltig zu arbeiten.
- Der Mitarbeiter bekommt die Aufgabe, die persönliche Weiterentwicklung einzufordern!
